Archive for Stakeholder Management 關係人管理

計劃關係人管理之工具與技術Plan Stakeholder Management: Tools and Techniques

1. 專家判斷

根據項目目標,項目經理應該運用專家判斷決定水平需要在每個階段,該項目從每一個利益相關者的參與。例如,在一個項目的開始,它可能是必要的高級利益相關者高度參與掃清任何成功的障礙。

一旦這些已經順利取出,這可能是足夠的高級利益相關者改變自己的水平從領導的支持,和其他利益相關者,如最終用戶的參與,可能會變得更加重要。

為了創造利益相關者管理計劃,判斷和專業知識應該尋求組或個人的專門培訓或題材的專業知識或內部的關係洞察組織,如:

  • 高級管理人員
  • 項目團隊成員
  • 組織內的其他單位或個人
  • 確定關鍵的利益相關者
  • 誰曾在同一地區的項目(直接或通過吸取的經驗教訓)的項目經理;
  • 主題專家在企業或項目區
  • 行業組和顧問
  • 專業技術協會,監管機構,非政府組織(非政府組織)

專家判斷可通過個別諮詢(單對單會議,採訪等)或通過面板格式(焦點群體,調查等) 。

2. 會議 Meetings

應召開會議,與專家和項目組,定義所需的所有參與水平利益相關者。這個信息可以用來準備的利益相關者管理計劃。

3. 分析技術 Analytical Techniques

目前所有利益相關者的參與水平有待計劃的參與水平相比成功完成項目所需的。利益相關者參與項目的整個生命週期項目成功的關鍵。

利益相關者的投入程度可以劃分為如下:

  • 不知道 Neutral. 不知道項目和潛在影響。
  • 耐 Resistant. 了解項目和潛在影響,並抗拒改變。
  • 中性 Neutral.項目尚未意識到既不支持也不抵制。
  • 支持 Supportive. 意識到項目和潛在影響和支持。
  • 領先 Leading. 了解項目和潛在影響,並積極參與確保項目取得了成功。

目前參與可記錄使用利益相關者參與評估矩陣,如圖圖13-7 ,其中C表示當前的接觸,和D表示希望參與。該項目團隊需要找出相對於當前項目所需的投入程度,根據現有資料。

例如,在圖13-7所示,利益相關方3所需的投入程度,而利益相關者1和2需要進一步溝通和額外的行動,將其移動到所需的參與程度。通過這個分析過程中,可以識別當前和期望參與水平之間的差距。可確定需要縮小這些差距的行動和通信,由項目團隊使用專家判斷。

發表迴響

計劃關係人管理 Plan Stakeholder Management – 投入

1. 項目管理計劃 Project Management Plan

發展利益相關者管理計劃的信息包括,但不限於:

  • 生命週期的項目,將被應用到每個階段的進程;
  • 描述工作將如何執行,以實現項目的目標;
  • 說明人力資源需求將達到怎樣的角色和職責,匯報關係將得到解決,編制管理和項目結構;
  • 變革管理計劃的文件變更將如何進行監視和控制;
  • 需求和技術利益相關者之間的溝通。

2. 利益相關者的註冊 Stakeholder Register

寄存器的利益相關者提供所需要的信息,規劃適當的方式參與項目的利益相關者。

3. 企業環境因素 Enterprise Environmental Factors

被用作輸入到這個過程中,因為所有的企業環境因素利益相關者的管理應適應項目環境。其中,組織文化,結構,政治氣候是特別重要的,因為它們有助於確定最好的選擇支持用於管理利益相關者一個更好的適應過程。

4. 組織過程資產 Organizational Process Assets

所有的組織過程資產作為投入計劃的利益相關者管理的過程。其中,特別重要的經驗教訓數據庫和歷史信息,因為它們提供了見解上的利益相關者管理計劃及其成效。這些可以是用於當前項目的利益相關者管理活動計劃。

The information used for the development of the stakeholder management plan includes, but is not limited to:

•  Life cycle selected for the project and the processes that will be applied to each phase;

•  Description of how work will be executed to accomplish the project objectives;

•  Description of how human resources requirements will be met and how roles and responsibilities,

reporting relationships, and staffing management will be addressed and structured for the project;

•  Change management plan that documents how changes will be monitored and controlled; and

•  Need and techniques for communication among stakeholders.

13.2.1.2 Stakeholder Register

Described in Section 13.1.3.1. The stakeholder register provides the information needed to plan appropriate ways to engage project stakeholders.

13.2.1.3 Enterprise Environmental Factors

Described in Section 2.1.5. All enterprise environmental factors are used as inputs to this process, because the management of stakeholders should be adapted to the project environment. Of these, organizational culture, structure, and political climate are of particular importance, because they help in determining the best options to support a better adaptive process for managing stakeholders.

13.2.1.4 Organizational Process Assets

Described in Section 2.1.4. All organizational process assets are used as inputs for the Plan Stakeholder Management process. Of these, lessons learned database and historical information are of particular importance, because they provide insights on previous stakeholder management plans and their effectiveness. These can be used to plan the stakeholder management activities for the current project.

發表迴響

Plan Stakeholder Management

利益相關者管理計劃的過程中制定適當的管理策略,以有效在整個項目的生命週期,根據分析他們的需求,利益和潛在的利益相關者參與對項目成功的影響。這個過程的關鍵好處是它提供了一個明確的,可操作的計劃與項目的利益相關者,以支持該項目的利益。這個過程的輸入,工具和技術,輸出圖13-5所示。圖13-6示出的過程中的數據流圖。

計劃的利益相關者管理標識項目將如何影響利益相關者,然後讓項目經理制定各種方式有效地參與項目的利益相關者,來管理他們的預期,並最終實現項目目標。利益相關者的管理是提高不止通信和需要更多的比管理一個團隊。利益相關者的管理是創造和維修項目團隊和利益相關者之間的關係,目的是為了滿足其各自的項目邊界內的需求和要求。

這個過程產生的利益相關者管理計劃,該計劃包含了詳細的計劃,如何有效利益相關者管理得以實現。隨著項目的進展,利益相關者社區的成員和所需的參與程度可能會改變,因此,利益相關者管理規劃是一個迭代過程定期審閱,由項目經理。

 

Plan Stakeholder Management is the process of developing appropriate management strategies to effectively

engage stakeholders throughout the project life cycle, based on the analysis of their needs, interests, and potential

impact on project success. The key benefit of this process is that it provides a clear, actionable plan to interact with

project stakeholders to support the project’s interests. The inputs, tools and techniques, and outputs of this process

are depicted in Figure 13-5. Figure 13-6 depicts the data flow diagram of the process.

Plan Stakeholder Management identifies how the project will affect stakeholders, which then allows the

project manager to develop various ways to effectively engage stakeholders in the project, to manage their

expectations, and to ultimately achieving the project objectives. Stakeholder management is more than improving

communications and requires more than managing a team. Stakeholder management is about creation and

maintenance of relationships between the project team and stakeholders, with the aim to satisfy their respective

needs and requirements within project boundaries.

This process generates the stakeholder management plan, which contains detailed plans on how effective

stakeholder management can be realized. As the project progresses, the membership of the stakeholder community

and required level of engagement may change, therefore, stakeholder management planning is an iterative process

that is reviewed on a regular basis by the project manager.

發表迴響

利害關係者管理 – 成果

1. 解決的問題 Resolved Issues
隨著利害關係者要求的識別和解決,問題記錄單內將就已經提交和解決的問題進行記錄。示例如下:

  • 客戶同意簽訂後續合同,進而終結關於變更是在現行項目範圍之內或之外的爭論;
  • 為項目增添人員,則有關項目缺乏所需技能和資源的問題也得以解決;
  • 與組織內的職能經理就匱乏的人力資源問題進行談判,並達成令雙方都滿意的結果,而未對項目造成延遲;
  • 解答董事會成員就項目經濟可行性提出的問題,使項目按原計劃開展。

2. 批准的變更請求 Approved Change Requests
批准的變更請求包括人員配備管理計劃內利害關係者問題狀態的變化,以反映與利害關係者進行溝通的方式的變化。

3. 批准的糾正措施 Approved Corrective Actions
批准的糾正措施包括使項目的未來預期績效與項目管理計劃一致而採取的行動。

4. 組織過程資產(更新)Organizational Process Assets (Updates)
包括問題的起因,所採取糾正措施的原因和依據,以及有關信息發布的其他各種經驗教訓。對經驗教訓進行記錄,以便成為本項目以及實施組織的歷史數據庫的組成部分。

5. 項目管理計劃(更新)Project Management Plan (Updates)
對項目管理計劃進行更新,以反映溝通計劃的修改。

發表迴響

利害關係者管理 – 工具與技術

1. 溝通方法 Communications Methods
在利害關係者管理中,應使用溝通管理計劃中為每個利害關係者確定的溝通方法。

面對面會議是與利害關係者討論、解決問題的最有效方法。如果不需要進行面對面會議或進行面對面會議不可行時(如果是國際項目),則可通過電話、電子郵件或其他電子工具進行信息交流和溝通。

2. 問題記錄單 Issue Logs
問題記錄單或行動方案記錄單可用來記錄並監控問題的解決情況。這些問題一般不會升級到需要實施項目或採取單獨行動對之進行處理的程度。但是通常會需加以處理以保持各利害關係者之間(包括團隊成員)的良好工作關係。

以一定的方式對問題進行澄清和陳述,以便問題得以解決。需要針對每項問題分派負責人,並規定解決問題的目標日期。如果問題未得到解決,則可能導致衝突和項目延遲。

發表迴響

利害關係者管理 – 依據

1. 溝通管理計劃 Communications Management Plan
通過利害關係者需求和期望可以了解利害關係者的目標、目的與溝通層次。在溝通管理計劃中對這些需求和期望進行識別、分析和記錄。溝通管理計劃是項目管理計劃的從屬計劃。

2. 組織過程資產 Organizational Process Assets
隨著項目問題的出現,項目經理應與相關利害關係者共同致力於解決問題。

發表迴響

利害關係者管理 Manage Stakeholders

利害關係者管理係指對溝通進行管理,以滿足利害關係者的需求並與利害關係者一起解決問題。對利害關係者進行積極管理,可促使項目沿預期軌道行進,而不會因未解決的利害關係者問題而脫軌。同時進行利害關係者管理可提高團隊成員協同工作的能力,並限制對項目產生的任何干擾。通常,由項目經理負責利害關係者管理。

發表迴響