Archive for Procurement Management 採購管理

採購管理之工具與技術

  1. Make-or-buy analysis
  2. Expert judgment
  3. Market research
  4. Meetings
  5. Bidder conferences
  6. Proposal evaluation techniques
  7. Independent estimates
  8. Advertising
  9. Analytical techniques
  10. Procurement negotiations
  11. Contract change control system
  12. Procurement performance reviews
  13. Inspections and audits
  14. Performance reporting
  15. Payment systems
  16. Claims administration
  17. Records management system
  18. Procurement audits
  19. Procurement negotiations
  20. Records management system

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項目管理:充分了解你在採購管理中的任務

採購是工程管理的一個方面,它涉及到從外部公司獲取貨物和服務。它不涉及在自己公司內部的其它組織中獲取貨物和服務。 (在這裡我們進行的討論中,把購買和採購認為是同一個概念。)

在採購領域,項目經理可以進行輸入信息,其中包括需要的數量和與之相關的若干個公司,然而這個領域不是項目經理所特有的。項目經理通常沒有權利代表公司簽訂合同,一旦項目經理提交了需求,通常不需要去管理合同。但是項目經理仍然需要了解這個領域。

來自工程項目管理研究所(project Management Institute,PMI)的專案管理知識體系(Project Management Body of Knowledge,PMBOK®),描述了採購項目管理知識領域的六個階段。

  1. 採購規劃 Plan Purchases and Acquisitions
    在這個階段中主要決定你的項目需要採購哪些物品,同時決定何時需要這些物品。這部分工作一般是有項目經理管理的,因為集中式的採購部門通常情況下是不會知道每個特殊的團隊具體需要什麼的。
  2. 發包規劃 Plan Contracting
    在這個階段中,主要是根據項目需求對產品和服務提出的要求來形成具體的文件,它也是由項目管理團隊來執行的。這時候,你需要開始識別能提供產品和服務的潛在公司。
  3. 賣方報價邀請 Request Seller Responses
    在這個階段中,你需要識別賣方,通過賣方的提議和報價,你要考慮賣方的能力並接收賣方所提供的報價。你需要將一長串的潛在公司名單縮小為短的且具有資格的公司名單。雖然在這個階段項目組可能要做很多工作,但是通常情況下這個階段是屬於採購的。
  4. 賣方選擇 Select Sellers
    在這個階段中,賣方選擇與實際選擇提供產品或者服務的供應商是聯繫在一起的。項目組可能需要最後拍板,但是通常在整個階段中這個階段是屬於採購部門負責的。採購部門一般也是最後簽合同的。大部分公司不希望項目經理與法律合同扯上關係。
  5. 合同管理 Contract Administration
    這個階段主要是管理與合同相關聯的公司的關係。項目經理的工作就是與賣方的財會人員交流。
  6. 合同收尾 Contract Closure
    合同關係只存在於項目的生命週期內,項目結束後就應該進行合同收尾工作。例如,如果賣方按合同要求適當的為特殊工程提供了原材料,那麼合同可能在工程結束後才終止。項目組將與採購部門一起確保合同上的所有工作順利完成,同時將收集關於提供商的信息。

總體來說,在大部分組織中,項目經理應該明白基本的採購管理流程,但是通常他或者她需要在採購中與採購部門共同承擔的責任。項目經理應該向採購專家提供需求,這樣才能確保正確的選擇提供商,同時,採購專家應該依次向項目經理提供成功選擇提供商的嚮導。

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結束採購 Close Procurements – 產出

1. 結束採購 Closed Procurements
買方通過其授權的採購管理員向賣方發出合約已經完成的正式書面通知。合約條款中一般規定採購正式結束的要求並將其包括在採購管理計劃中。

2. 組織過程資產更新 Organizational Process Assets Updates

  • 採購文檔(Procurement file)。一套完整的編有索引的合約文件(包括已結束的合約),並將其納入項目最終檔案之中。
  • 可交付成果驗收(Deliverable acceptance)。買方通過其授權的合同管理員向賣方發出可交付成果被驗收或被拒收的正式書面通知。合同條款中一般規定可交付成果的正式驗收要求,以及如何解決不符合要求的可交付成果的程序。
  • 經驗教訓記錄(Lessons learned documentation)。進行經驗教訓分析並提出過程改進建議,以供將來的採購規劃和實施過程借鑒。

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結束採購 Close Procurements – 工具與技術

1. 採購審計 Procurement Audits
採購審計指對從採購規劃(Plan Purchases and Acquisitions process)到合同管理(Contract Administration)的整個採購過程進行系統的審查。其目的是找出可供本項目其他採購合同或實施組織內其他項目借鑒的成功與失敗的經驗。

2. 採購談判 Procurement Negotiations
在所有的採購關係,最終公平解決所有懸而未決的問題,索賠和糾紛協商的一個主要目標。每當結算無法實現的,通過直接談判,某種形式的可以探索替代性糾紛解決(ADR),包括調解或仲裁。當一切都失敗了,訴訟在法庭上是最不理想的選擇。

3. 檔案管理系統 Records Management System
由項目經理來管理用於記錄管理系統合同和採購文件和記錄。合同文件和對應的存檔通過記錄管理系統的關閉採購過程的一部分。

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結束採購 Close Procurements – 投入

1. 項目管理計劃 Project Management Plan
項目管理計劃包含採購管理計劃,該計劃提供收出採購的細節和指引。

2. 採購管理計劃 Procurement Management Plan
關閉合同,所有採購文件收集,索引,存檔。合同信息進度,範圍,質量和性能價格比以及與所有合同變更文檔,付款記錄,檢查結果進行了編目。此信息可用於吸取的經驗教訓的信息,並以此為基礎評估期貨合約承辦商。

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合同收尾 Contract Closure

合同收尾過程支持項目收尾過程,因為兩者都涉及驗證所有工作和可交付成果是否可以接受的工作。合同收尾過程也包括諸如對記錄進行更新以反映最終結果,將更新後的記錄進行歸檔供將來項目使用的管理活動。合同收尾考慮了項目或項目階段適用的每項合同。在多階段項目中,合同條款可能僅適用於項目的某個特定階段。在這些情況下,合同收尾過程只對該項目階段適用的合同進行收尾。在合同收尾後,未解決的爭議可能需進入訴訟程序。合同條款和條件可規定合同收尾的具體程序。

合同提前終止是合同收尾的一項特例,可因雙方的協商一致產生或因一方違約產生。雙方在提前終止情況下的責任和權利在合同的終止條款中規定。依據這些合同條款和條件,買方可有權隨時有因或無因終止整個合同或部分項目。但是,基於這些合同條款和條件,買方可能需要就此對賣方的準備工作進行賠償,並就與被終止部分相關的已經完成和被驗收的工作支付報酬。

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控制採購 Control Procurements – 產出

1. 合同文件 Contract Documentation
合同文件包括但不限於合同以及所有支持性進度計劃、未批准的合同變更請求和批准的變更請求。合同文件也包括賣方制定的技術文件和其他工作績效信息,例如,可交付成果、賣方績效報告、保修、財務票證,包括發票和付款記錄,以及合同檢驗結果。

2. 請求的變更 Requested Changes
合同管理過程可導致就項目管理計劃及其從屬計劃和其他組成部分,如項目進度計劃(project schedule)和採購管理計劃提出變更請求。通過整體變更控製過程對變更請求進行審查和批准。

請求的變更可包括買方發出的指令或賣方採取的行動,而另一方對之存有質疑。由於任何一方可對這些推定變更持有爭議並可能引起索賠,所以通常利用項目往來函件對這種變更進行獨特識別和記錄。

3. 推薦的糾正措施 Recommended Corrective Actions
推薦的糾正措施指為使賣方符合合同條款的規定而需採取的任何行動。

4. 組織過程資產(更新)Organizational Process Assets (Updates)

  • 來往函件(Correspondence)。合同條款和條件往往要求保留某些買方或賣方之間往來函件的文字記錄,如因績效不符合要求而提出的警告,以及合同變更請求、事實澄清等。這可包括買方審計和檢驗結果所反映的賣方需要糾正的不足之處。除了合同關於文檔的特殊要求外,雙方應都保留所有書面和口頭溝通,以及所有行動和決策的完整和準確的書面記錄。
  • 付款時間表和付款申請(Payment schedules and requests)。此處假定項目使用外部付款系統。如果項目有自己的內部系統,這裡就是“款項支付”。
  • 賣方績效評估文件(Seller performance evaluation documentation)。賣方績效評估文件是由買方編制的。此績效評估文件記錄了賣方繼續實施現有合同工作的能力,說明是否允許賣方實施未來項目的工作或對賣方的執行績效進行評級。這些文件可成為提前終止賣方合同的依據或管理合同罰款、合同懲罰或激勵的依據。績效評估的結果也可納入到適當的合格賣方清單中。

5. 項目管理計劃(更新)Project Management Plan (Updates)

  • 採購管理計劃(Procurement management plan)。對採購管理計劃進行更新,以反映對採購管理造成影響的批准的變更請求。
  • 合同管理計劃(Contract management plan)。對合同管理計劃進行更新,以反映對合同管理造成影響的批准的變更請求。

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