Archive for Integration Management 整合管理

整合管理之工具與技術

  1. Expert judgment
  2. Project management information system
  3. Change control meetings

 

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PMP學習筆記之 – 項目綜合管理

項目綜合管理:
三個主要文件:項目章程(whether是否要做)、初步項目範圍說明書(what做什麼)、項目管理計劃(how怎麼做)

  • 項目章程:正式批准項目的文件
                        授權PM在項目活動中動用組織資源
    一般由項目發起人讚助人簽發,或者由項目之外的領導簽發

    項目選擇方法:收益衡量法、數學模型法。
          收益衡量法:掌握幾個概念:回收期、收益成本比率、淨現值、內部回收率

  • 初步項目範圍說明書:記錄和界定項目及其產品與服務的邊界及特徵,及驗收與範圍控制的方法。可以認為是項目範圍說明書的初稿,在範圍定義時,由項目團隊細化為項目範圍說明書
  • 項目管理計劃:定義、綜合、協調所有項目管理子計劃,以形成項目管理計劃,由項目管理團隊制定,包含的內容很多。
  • 變更控制委員會(CCB):正式成立的一個項目干係人組織,負責審議、評價、批准、推遲或否決項目基準的變更。主要包括3部分:Paper work書面文件、Aprove level審批層次、Tracking system跟踪系統。
    原則:緊急情況下,變更可由PM決定,不經過CCB,但一定要有記錄。

總結:
在學習時,與目前工作中的相關項目文件作了對比。感覺PMBOK是高度抽象,它從過程和領域兩個維度對項目工作作了分解。
1、項目章程:
PMBOK中,從過程緯度,從最初的商務分析,一直到確定項目要做,此為一分界點,輸出為項目章程,然後是初步項目範圍說明書。
實際中,我們在啟動階段,一般有兩個文件:項目建議書,立項書。
前者側重於項目的商業和市場分析,後者包括項目初步範圍、初步組織等。
實際上是將商業分析單獨出來,將項目章程與範圍說明書合為立項書。
2、項目管理計劃:實際中一般會根據項目性質進行裁減。
我們常將將項目進度計劃稱為項目計劃,實際上在PMBOK,項目管理計劃,除了項目進度管理計劃,還包括它其領域的相應管理計劃。

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項目收尾 – 成果

1. 行政收尾程序 Administrative Closure Procedure
本程序包含參與執行行政收尾程序的項目團隊成員的所有活動與有關的角色與責任。制定和建立將項目產品或服務移交生產或運營的程序。該程序是一種逐步完成的行政收尾方法,處理的對像有:

  • 確定利害關係者批准變更和所有級別可交付成果要求的行動與活動。
  • 確認項目已滿足所有贊助人、顧客和其他利害關係者的要求,核實所有可交付成果已經提供並驗收,以及確認完成與出口準則已經遵循所需要的行動與活動。
  • 滿足項目完成與出口準則所需要的行動與活動。

2. 合同收尾程序 Contract Closure Procedure
制定這一程序是為合同收尾提供了一種逐步和順序處理合同條款與條件,以及任何必要的完成與出口準則的方法。其中包括項目團隊成員、顧客,以及參與合同收尾過程的其他利害關係者的所有活動和有關的責任。正式採取的行動了結已完成項目的所有合同。

3. 最終產品、服務或成果 Final Product, Service, or Result
正式驗收與移交授權項目提交的最終產品、服務與成果。驗收包括收到正式說明書,說明已經滿足了合同條款的要求。

4. 組織過程資產(更新)Organizational Process Assets (Updates)
收尾包括利用配置管理系統(configuration management system)為項目文件編制一份索引指明位置。

  • 正式驗收文件(Formal Acceptance Documentation)。顧客或贊助人已經正式確認,顧客的要求以及項目產品、服務或成果的技術規定已經滿足。這份確認文件正式表明,顧客或贊助人已經正式驗收了可交付成果。
  • 項目檔案(Project Files)。項目活動產生的文件,如項目管理計劃;範圍、費用、進度和質量基準;項目日曆;風險登記冊;規劃的風險應對行動,以及風險後果。
  • 項目收尾文件(Project Closure Documents)。項目收尾文件包括表明項目已經完成,完成的項目可交付成果移交諸如某運營單位等其他人的正式文件。當項目尚未完成就提前終止時,這份正式文件就指明項目終止的原因,並履行正式程序,將取消項目的已完成與未完成可交付成果移交他人。
  • 歷史信息(Historical Information)。歷史與吸取的教訓信息轉移到吸取的教訓知識庫,供將來的項目使用。

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項目收尾 – 工具與技術

1. 項目管理方法系 Project Management Methodology
項目管理方法系確定了協助項目管理團隊實施項目行政與合同收尾程序的過程。

2. 項目管理信息系統 Project Management Information System
項目管理團隊利用項目管理信息系統實施整個項目行政與合同收尾程序。

3. 專家判斷 Expert Judgment
項目管理團隊利用專家判斷,制定與實施項目行政與合同收尾程序。

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項目收尾 – 依據

1. 項目管理計劃 Project Management Plan

2. 合同文件 Contract Documentation
合同文件是實施合同收尾過程的依據之一,包括合同本身,以及合同變更和其他文件(如技術方法、產品說明書,或可交付成果驗收準則與程序)。

3. 事業環境因素 Enterprise Environmental Factors

4. 組織過程資產 Organizational Process Assets

5. 工作績效信息 Work Performance Information

6. 可交付成果 Deliverables
由整體變更控製過程批准。

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項目收尾 Close Project

項目收尾過程是實施項目管理計劃中的項目收尾部分。對於多階段項目,項目收尾過程結束的是同給定階段對應的部分項目範圍和有關活動。這一過程包括最後了結所有項目管理過程組完成的所有活動,正式結束項目或項目階段,移交已完成或取消的項目。項目收尾過程還建立某些程序,用以協調核實項目可交付成果的各項活動並形成文件,協調並與顧客或贊助人聯繫與溝通,使其正式驗收這些可交付成果,並調查在項目未能完成就終止時採取行動的理由並將其形成文件。以下兩個制定的程序用於確定實施整個項目或一個項目階段各項收尾活動時需要的配合關係:

  • 行政收尾程序(Administrative closure procedure)。本程序詳細規定了項目團隊成員與參加執行項目行政收尾的其他利害關係者的所有活動、相互配合,以及有關的角色與責任。實施行政收尾過程還包括將收集項目記錄、分析項目成敗、收集吸取的教訓,以及將項目信息存檔供本組織將來使用等活動統一為一個整體。
  • 合同收尾程序(Contract closure procedure)。該程序包括結清與了結項目的所有合同協議,以及確定配合項目正式行政收尾的有關活動時需要的所有活動與配合關係。這一程序既涉及產品核實(所有的工作均正確而又滿意地完成了),又涉及行政收尾(更新合同記錄,反映最後的結果,將信息存檔供將來使用)。合同條款與條件也可能對合同收尾做了具體規定,若有規定,則必須成為本程序的一部分。合同的提前終止屬於合同收尾的特例,例如,可能是無力提交產品,預算超支,或缺少必要的資源。本程序屬於合同收尾的依據。

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整體變更控制 – 成果

1. 批准的變更請求 Approved Change Requests

2. 否決的變更請求 Rejected Change Requests

3. 項目管理計劃(更新)Project Management Plan (Updates)

4. 項目範圍說明書(更新)Project Scope Statement (Updates)

5. 批准的糾正措施 Approved Corrective Actions

6. 批准的預防措施 Approved Preventive Actions

7. 批准的缺陷補救 Approved Defect Repair

8. 確認的缺陷補救 Validated Defect Repair

9. 可交付成果 Deliverables
由整體變更控製過程批准。

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