Archive for Human Resource Management 人力資源管理

人力資源管理之工具與技術

  1. Organisation charts and position descriptions
  2. Networking
  3. Organisational theory
  4. Pre-assignment
  5. Negotiation
  6. Acquisition
  7. Virtual teams
  8. Interpersonal skills
  9. Training
  10. Team-building activities
  11. Ground rules
  12. Co-location
  13. Recognition and rewards
  14. Observation and conversation
  15. Project performance appraisals
  16. Conflict management
  17. Issue log

 

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項目團隊管理 – 成果

1. 請求的變更 Requested Changes
人員配備的變化,無論是自主選擇還是由於無法控制事件造成的,都會影響項目計劃的其他部分。如果人員配備問題影響到項目計劃,如造成進度拖期或預算超支,可通過整體變更控製過程(Integrated Change Control process)對變更請求進行處理。

2. 推薦的糾正措施 Recommended Corrective Actions
人力資源管理的糾正措施可包括改變人員配備,提供額外的培訓,採取懲戒措施等。改變人員配備包括調整任務的分派,對一些工作進行外包,並更換已經離職的人員。項目管理團隊也決定何時、如何基於團隊績效進行獎勵和表彰。

3. 推薦的預防措施 Recommended Preventive Actions
項目管理團隊在識別潛在或正在暴露的人力資源問題後,可製定預防措施方案,在問題實際發生前,降低問題發生的概率或影響。預防措施可包括進行交叉培訓,以便在成員缺勤時,有人替代工作而避免問題;進行額外的角色澄清,以確保所有職責都得以實施;在預見到額外的工作量時增加個人時間,以確保工期。

4. 組織過程資產(更新)Organizational Process Assets (Updates)

  • 組織績效考核的依據(Input to organizational performance appraisals)。項目團隊成員應為組織的例行績效考核提供信息,以便組織對與其有頻繁交往的其他團隊成員進行考核。
  • 經驗教訓記錄(Lessons learned documentation)。在項目中汲取的經驗教訓都應予以記錄,使之成為組織歷史數據庫的組成內容。人力資源領域的經驗教訓包括:

~可以作為模板文件保存的項目組織圖、崗位描述、人員配備管理計劃;

~特別行之有效的規則、衝突管理方法、獎勵和表彰活動;

~經實際證明成功的虛擬團隊做法、集中辦公做法、談判、培訓方法和團隊建設方法;

~在項目期間發現的團隊成員的特殊技能或能力;

~項目問題登記簿內記錄的問題和解決辦法。

5. 項目管理計劃(更新)Project Management Plan (Updates)
經批准的變更請求和糾正措施都可導致作為項目管理計劃組成部分的人員配備管理計劃的更新。計劃更新的內容包括:項目團隊成員的新角色,額外的培訓和獎勵,表彰決定。

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項目團隊管理 – 工具與技術

1. 觀察與交談 Observation and Conversation
通過觀察與交談可隨時了解項目團隊成員的工作情況和態度。項目管理團隊將監測相關的指標,如項目應交付成果的績效情況,團隊成員引以為自豪的成就,以及人際關係問題。

2. 項目績效考核 Project Performance Appraisals
採用正式還是非正式項目績效考核取決於項目工期長短、複雜程度、組織政策、勞動合同的要求,以及定期溝通的數量和質量。項目團隊成員從其主管獲得反饋。評估資料也可採用360度反饋的方法,從與項目團隊成員交往的其他人那裡收集相關的考核信息。 “360度”係指從多種不同的渠道,如上級領導、同級同事和下屬人員,獲得某人績效情況的反饋信息。

在項目過程中進行績效考核的目標在於重新確定角色與職責,安排特定的時間在緊張繁雜的環境下為團隊成員提供積極的反饋,發掘未知或未解決的問題,制定個人培訓計劃,並為將來階段製定具體的目標。

3. 衝突管理 Conflict Management
成功的衝突管理可以提高生產力並促進積極的工作關係。衝突的來源包括資源匱乏、進度安排的先後順序和個人工作風格等。團隊規則、團隊規範、成熟的項目管理慣例(如溝通規劃和角色界定)可減少衝突。如果得以適當管理,對意見分歧的解決將頗有益處,可提高創造力和做出好的決定。如果這種分歧成為負面影響的因素,首先應由團隊成員負責解決相互間的衝突,如果衝突升級,項目經理應協助促成滿意的結局。應該及早處理衝突,並私下利用直接、合作的方式處理衝突。如果破壞性的衝突繼續存在,則需要使用更為正式的做法,包括採取懲戒措施。

4. 問題登記簿 Issue Log
在項目團隊管理過程中如果出現問題,可通過書面登記簿來記錄負責解決特定問題的人員,以及問題解決的要求日期。問題登記簿有助於團隊成員監控問題的績效,直至解決問題。問題的解決可消除阻止團隊實現目標的各種障礙。這些障礙可包括意見分歧,需調查的情況,需分派給某個項目團隊成員的未預見的或新出現的職責。

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項目團隊管理 – 依據

1. 組織過程資產 Organizational Process Assets
在項目績效過程中,項目管理團隊應利用組織的政策、程序和系統對團隊進行獎勵和表彰。作為項目管理過程的一部分,項目管理團隊應通過組織的表彰晚宴、表彰證書、簡報、公告欄、網站、獎金結構、企業服飾和組織的其他津貼機制對團隊進行獎勵。

2. 項目人員分派 Project Staff Assignments
項目人員分派為項目監控過程的項目團隊成員評估提供了成員清單。

3. 角色與職責 Roles and Responsibilities
員工角色與職責清單用來監督並考核員工績效。

4. 項目組織圖 Project Organization Charts
項目組織圖展示了項目團隊成員之間的匯報關係。

5. 人員配備管理計劃 Staffing Management Plan
人員配備管理計劃列明了項目團隊成員在項目上工作的時間段,以及相關的培訓計劃、資質需求和合規性信息。

6. 團隊績效評估 Team Performance Assessment
項目管理團隊以正式或非正式的形式,對項目團隊的績效進行不斷的評估。通過不斷地考核項目團隊的績效,可採取措施解決問題,改變溝通方式,解決衝突並提高成員間的交互作用。

7. 工作績效信息 Work Performance Information
作為指導、管理項目實施過程的一部分內容,項目管理團隊直接和隨時觀察團隊成員的績效。在對團隊進行管理時,應考慮觀察下列相關行為:會議出勤,對行動方案的落實,溝通是否清楚等。

8. 團隊績效報告 Performance Reports
團隊績效報告以項目管理計劃為參照標準,提供績效方面的信息。有助於項目團隊管理的績效領域包括:來自進度計劃控制、費用控制、質量控制、範圍核實和採購審計的結果。績效報告的信息以及相關預測信息將有助於確定未來的人力資源需求、獎勵與表彰,以及對人員配備管理計劃的更新。

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項目團隊管理 Manage Project Team

項目團隊管理係指跟踪團隊成員績效,提供反饋,解決問題並協調各種變更,以提高項目績效。項目管理團隊將觀察團隊的行為、管理衝突、解決問題,以及評估團隊成員的績效。實施團隊管理後,應將項目人員配備管理計劃進行更新,提出變更請求,實現問題的解決,同時,為組織績效鑑定提供依據和為組織的數據庫增加新的經驗教訓。

在矩陣形的組織結構(matrix organization)中,團隊成員既對項目經理負責又對職能經理負責,因此團隊的管理將十分複雜。對這種雙重匯報關係的有效管理,通常是項目成功的關鍵因素,一般由項目經理負責。

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項目團隊建設 – 成果

團隊績效評估
隨著團隊建設工作(如培訓、團隊建設和集中辦公等)的實施,項目管理團隊將對項目團隊的效力進行正式或非正式的評估。有效的團隊建設策略和活動將提高團隊的績效,因而,可以提高實現項目目標的概率。團隊效力的評估可考慮以下各項指標:

  • 技能的改進從而使某個個人更有效地完成所分派的任務;
  • 能力和情感方面的改進,從而促使團隊作為整體而工作得更好;
  • 團隊成員流動性降低。

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項目團隊建設 – 工具與技術

1. 通用管理技能 General Management Skills
人際關係技能(Interpersonal skills),有時被稱為“軟技能”,對於團隊建設極其重要。通過了解項目團隊成員的感情,預測其行動,了解其後顧之憂,並儘力幫助解決問題,項目管理團隊可大大減少麻煩並促進合作。在項目團隊管理過程中,影響力、創造力、團隊協同等是十分重要的一項資產。

2. 培訓 Training
培訓包括所有旨在提高項目團隊能力的活動。培訓可以是正式的也可以是非正式的,培訓方法的例子包括:課堂培訓,在線培訓,計算機輔助培訓,由項目團隊其他成員提供的在職培訓,指導和輔導等不同方式的培訓。

如果項目團隊成員缺乏必要的管理或者技術技能,則可把這種技能的培養作為項目工作的一部分。計劃培訓可以按照既定的人員配備管理計劃實施,非計劃性培訓的實施則可根據觀察、交談和項目績效情況等視需要而定。

3. 團隊建設活動 Team-Building Activities
團隊建設活動既可以是定期舉行的情況匯報會上的五分鐘議程,也可以是場地之外(off-site)由專業人士籌辦的活動,都旨在改善人際關係。有些團隊活動,例如製定工作分解結構,雖然其初衷並不是為了團隊建設,但是如果計劃活動能安排得當,則也會提高團隊的凝聚力。鼓勵非正式的溝通和活動也很重要,因為非正式的溝通和活動對建立信任(building trust)和良好工作關係均能起到作用。如果團隊成員分散在各地形成虛擬團隊運作,而無法進行面對面交流,則團隊建設的策略將極具價值。

4. 規則 Ground Rules
規則界定了對項目團隊成員的可接受行為的明確期望。儘早遵循這些明確的規則,可減少誤解、提高生產力。討論規則的過程中團隊成員能夠相互之間發現對方認為重要的價值觀。規則一旦制定,團隊所有成員都有責任執行規則。

5. 集中辦公 Co-Location
集中辦公指把所有或者幾乎所有最活躍的項目團隊成員安排在同一地點工作,以增強他們整體工作的能力。集中辦公既可以是臨時性的,如僅在項目中的關鍵時期,也可以貫穿整個項目過程的始終。集中辦公戰略常包括一個會議室,有時稱為作戰室,其中設有電子通訊設備,貼掛進度計劃的地方和其他便利設施,以加強溝通和培養集體感。儘管集中辦公被視為一種較好的戰略,但是虛擬團隊的使用將減少團隊成員同地辦公的頻率。

6. 獎勵與表彰 Recognition and Rewards
團隊建設過程的一部分內容涉及獎勵和表彰良好的行為。關於獎勵與表彰方法的最初計劃,在人力資源規劃過程(Human Resource Planning)中已經制定。在管理團隊成員過程中,通過績效考核,以正式或非正式方式決定表彰和獎勵。

團隊應只獎勵優良的行為。例如,為完成一項激進的進度目標而自願加班加點的行為應當受到獎勵與表彰;而計劃不周所造成的加班加點則不應受到獎勵與表彰。贏–輸(零和)獎勵制度,只獎勵為數很少的團隊成員如本月最佳團隊成員等,會破壞團隊的凝聚力。而贏-贏形式的獎勵制度,獎勵團隊成員都可實現的行為如及時提交進度報告等,可提高團隊成員之間的相互支持。

獎勵與表彰制度還必須考慮文化的差異。例如,在一個提倡個人主義的文化背景中實施一套恰當的集體獎勵制度是十分困難的。

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