信息發布 – 工具與技術

1. 溝通技能 Communications Skills
溝通技能作為一般管理技能的組成部分,用於交換信息。與溝通相關的一般管理技能包括確保適當的人員按照溝通管理計劃,在適當的時間獲得適當的信息。一般管理技能也包括管理利害關係者要求的藝術。

作為溝通過程的一部分,發送方要保證信息內容清晰明確、不模棱兩可和完整無缺,以便讓接收方能正確接收,並確認理解無誤。接收方的責任是保證信息接收完整無缺,信息理解正確無誤。溝通過程有多種方式,包括:

  • 書面與口頭,聽與說。
  • 對內(在項目內)與對外(對顧客、媒體、公眾等)。
  • 正式(如報告、情況介紹會等)與非正式(如備忘錄、即興談話等)。
  • 垂直與水平。

2. 信息收集和檢索系統 Information Gathering and Retrieval Systems
信息可通過多種方式收集和檢索,包括手工歸檔系統、電子數據庫、項目管理軟件,以及可調用工程圖紙、設計要求、試驗計劃等技術文件的系統。

3. 信息發布系統 Information Distribution Methods
信息發布係指在項目整個生命期內,即時收集信息並與項目利害關係者共享信息,將信息發布給利害關係者。項目信息可以用多種方式發布:

  • 包括項目會議、硬拷貝文件發布、收功歸檔系統和共享電子數據庫等;
  • 電子通信和會議工具,如傳真、電子郵件、電話信箱留言、電話、可視電話會議、網絡會議、網絡出版;
  • 項目管理電子工具,如進度計劃編制網絡界面、項目管理軟件、會議和虛擬辦公室支持軟件、網站和協作工作管理工具。

4. 經驗教訓總結過程 Lessons Learned Process
經驗教訓總結過程強調識別項目工程成功經驗和失敗的經驗教訓,包括就如何改進項目的未來績效提供建議。在項目生命期中,項目團隊和關鍵利害關係者識別項目技術、管理和過程方面的經驗教訓。在整個項目期間都需對經驗教訓進行彙編、格式化和正式歸檔。

經驗教訓總結會議的重點各不相同。有些時候,經驗教訓總結會著重技術或產品開發過程,而在其他時侯,可能更加關注那些對工作績效起到積極或消極作用的過程。如果團隊認為需要投入額外的資金和時間來處理所收集的大量數據,則可更頻繁的收集信息。經驗教訓為未來的項目團隊提供可以提高項目管理效率和效力的信息。另外,階段末的經驗教訓總結會為團隊建設提供了機會。項目經理的職業責任之一就是在所有項目中,組織內部和外部的關鍵利害關係者召開經驗總結會,特別是在項目成果不盡人意的情況下。經驗教訓總結過程的一些具體結果包括:

  • 經驗教訓知識庫的更新;
  • 知識管理系統的依據;
  • 企業政策、程序和過程的更新;
  • 商業技能的改進;
  • 產品和服務的總體改進;
  • 風險管理計劃的更新。
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