計劃關係人管理之工具與技術Plan Stakeholder Management: Tools and Techniques

1. 專家判斷

根據項目目標,項目經理應該運用專家判斷決定水平需要在每個階段,該項目從每一個利益相關者的參與。例如,在一個項目的開始,它可能是必要的高級利益相關者高度參與掃清任何成功的障礙。

一旦這些已經順利取出,這可能是足夠的高級利益相關者改變自己的水平從領導的支持,和其他利益相關者,如最終用戶的參與,可能會變得更加重要。

為了創造利益相關者管理計劃,判斷和專業知識應該尋求組或個人的專門培訓或題材的專業知識或內部的關係洞察組織,如:

  • 高級管理人員
  • 項目團隊成員
  • 組織內的其他單位或個人
  • 確定關鍵的利益相關者
  • 誰曾在同一地區的項目(直接或通過吸取的經驗教訓)的項目經理;
  • 主題專家在企業或項目區
  • 行業組和顧問
  • 專業技術協會,監管機構,非政府組織(非政府組織)

專家判斷可通過個別諮詢(單對單會議,採訪等)或通過面板格式(焦點群體,調查等) 。

2. 會議 Meetings

應召開會議,與專家和項目組,定義所需的所有參與水平利益相關者。這個信息可以用來準備的利益相關者管理計劃。

3. 分析技術 Analytical Techniques

目前所有利益相關者的參與水平有待計劃的參與水平相比成功完成項目所需的。利益相關者參與項目的整個生命週期項目成功的關鍵。

利益相關者的投入程度可以劃分為如下:

  • 不知道 Neutral. 不知道項目和潛在影響。
  • 耐 Resistant. 了解項目和潛在影響,並抗拒改變。
  • 中性 Neutral.項目尚未意識到既不支持也不抵制。
  • 支持 Supportive. 意識到項目和潛在影響和支持。
  • 領先 Leading. 了解項目和潛在影響,並積極參與確保項目取得了成功。

目前參與可記錄使用利益相關者參與評估矩陣,如圖圖13-7 ,其中C表示當前的接觸,和D表示希望參與。該項目團隊需要找出相對於當前項目所需的投入程度,根據現有資料。

例如,在圖13-7所示,利益相關方3所需的投入程度,而利益相關者1和2需要進一步溝通和額外的行動,將其移動到所需的參與程度。通過這個分析過程中,可以識別當前和期望參與水平之間的差距。可確定需要縮小這些差距的行動和通信,由項目團隊使用專家判斷。

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計劃關係人管理 Plan Stakeholder Management – 投入

1. 項目管理計劃 Project Management Plan

發展利益相關者管理計劃的信息包括,但不限於:

  • 生命週期的項目,將被應用到每個階段的進程;
  • 描述工作將如何執行,以實現項目的目標;
  • 說明人力資源需求將達到怎樣的角色和職責,匯報關係將得到解決,編制管理和項目結構;
  • 變革管理計劃的文件變更將如何進行監視和控制;
  • 需求和技術利益相關者之間的溝通。

2. 利益相關者的註冊 Stakeholder Register

寄存器的利益相關者提供所需要的信息,規劃適當的方式參與項目的利益相關者。

3. 企業環境因素 Enterprise Environmental Factors

被用作輸入到這個過程中,因為所有的企業環境因素利益相關者的管理應適應項目環境。其中,組織文化,結構,政治氣候是特別重要的,因為它們有助於確定最好的選擇支持用於管理利益相關者一個更好的適應過程。

4. 組織過程資產 Organizational Process Assets

所有的組織過程資產作為投入計劃的利益相關者管理的過程。其中,特別重要的經驗教訓數據庫和歷史信息,因為它們提供了見解上的利益相關者管理計劃及其成效。這些可以是用於當前項目的利益相關者管理活動計劃。

The information used for the development of the stakeholder management plan includes, but is not limited to:

•  Life cycle selected for the project and the processes that will be applied to each phase;

•  Description of how work will be executed to accomplish the project objectives;

•  Description of how human resources requirements will be met and how roles and responsibilities,

reporting relationships, and staffing management will be addressed and structured for the project;

•  Change management plan that documents how changes will be monitored and controlled; and

•  Need and techniques for communication among stakeholders.

13.2.1.2 Stakeholder Register

Described in Section 13.1.3.1. The stakeholder register provides the information needed to plan appropriate ways to engage project stakeholders.

13.2.1.3 Enterprise Environmental Factors

Described in Section 2.1.5. All enterprise environmental factors are used as inputs to this process, because the management of stakeholders should be adapted to the project environment. Of these, organizational culture, structure, and political climate are of particular importance, because they help in determining the best options to support a better adaptive process for managing stakeholders.

13.2.1.4 Organizational Process Assets

Described in Section 2.1.4. All organizational process assets are used as inputs for the Plan Stakeholder Management process. Of these, lessons learned database and historical information are of particular importance, because they provide insights on previous stakeholder management plans and their effectiveness. These can be used to plan the stakeholder management activities for the current project.

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Plan Stakeholder Management

利益相關者管理計劃的過程中制定適當的管理策略,以有效在整個項目的生命週期,根據分析他們的需求,利益和潛在的利益相關者參與對項目成功的影響。這個過程的關鍵好處是它提供了一個明確的,可操作的計劃與項目的利益相關者,以支持該項目的利益。這個過程的輸入,工具和技術,輸出圖13-5所示。圖13-6示出的過程中的數據流圖。

計劃的利益相關者管理標識項目將如何影響利益相關者,然後讓項目經理制定各種方式有效地參與項目的利益相關者,來管理他們的預期,並最終實現項目目標。利益相關者的管理是提高不止通信和需要更多的比管理一個團隊。利益相關者的管理是創造和維修項目團隊和利益相關者之間的關係,目的是為了滿足其各自的項目邊界內的需求和要求。

這個過程產生的利益相關者管理計劃,該計劃包含了詳細的計劃,如何有效利益相關者管理得以實現。隨著項目的進展,利益相關者社區的成員和所需的參與程度可能會改變,因此,利益相關者管理規劃是一個迭代過程定期審閱,由項目經理。

 

Plan Stakeholder Management is the process of developing appropriate management strategies to effectively

engage stakeholders throughout the project life cycle, based on the analysis of their needs, interests, and potential

impact on project success. The key benefit of this process is that it provides a clear, actionable plan to interact with

project stakeholders to support the project’s interests. The inputs, tools and techniques, and outputs of this process

are depicted in Figure 13-5. Figure 13-6 depicts the data flow diagram of the process.

Plan Stakeholder Management identifies how the project will affect stakeholders, which then allows the

project manager to develop various ways to effectively engage stakeholders in the project, to manage their

expectations, and to ultimately achieving the project objectives. Stakeholder management is more than improving

communications and requires more than managing a team. Stakeholder management is about creation and

maintenance of relationships between the project team and stakeholders, with the aim to satisfy their respective

needs and requirements within project boundaries.

This process generates the stakeholder management plan, which contains detailed plans on how effective

stakeholder management can be realized. As the project progresses, the membership of the stakeholder community

and required level of engagement may change, therefore, stakeholder management planning is an iterative process

that is reviewed on a regular basis by the project manager.

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Business Value 商業價值

商業價值是每個組織所特有的一個概念。被定義為整個價值的商業價值業務;所有有形和無形要素的總和。

  • 有形要素的例子包括貨幣性資產,裝置,股東權益和實用程序。
  • 無形要素的例子包括良好的意願,品牌識別,公共利益和商標。

根據不同的組織結構,業務價值的範圍可以是短期,中期或長期。價值可能是持續經營的有效管理,通過創建。然而,通過項目組合,項目和項目管理的有效利用,企業將具備的能力採用可靠,成熟的工藝,以滿足戰略目標,並取得更大的商業價值,從他們的項目投資。雖然不是所有的組織是業務驅動的,所有的組織進行相關業務的活動。無論組織是一個政府機構或一個非營利性組織,所有組織集中實現業務價值為他們的活動。

成功的商業價值開始實現全面的戰略規劃和管理。組織策略可表示通過該組織的使命和願景,包括方向市場,競爭,和其他環境因素的影響。有效的組織策略提供定義的方向發展壯大,除了成功的性能指標。為了彌補之間的差距組織的戰略和成功的商業價值的實現,使用項目組合,項目和項目管理技術是必不可少的。

組合管理對齊組件(項目,計劃或業務)的組織戰略,成組合或成份基金組織優化項目或計劃的目標,依賴關係,成本,時間表,利益,資源和風險。這使得企業有一個整體視圖的戰略目標如何反映在研究所投資組合,適當的治理管理,並授權人力,財力,或材料資源分配的基礎上預期的性能和優點。

使用項目管理,組織有能力對齊多個項目的優化或整合成本,進度,努力和福利。計劃管理的重點項目的相互依存關係,並有助於確定最佳的方法,用於管理和實現預期的效益。

隨著項目管理,組織有能力應用知識,流程,技能和工具,技術,增強在一個範圍廣泛的項目成功的可能性。項目管理的重點成功交付的產品,服務或成果。在計劃和投資組合,項目的手段實現組織的戰略和目標。

組織可以進一步促進這些項目組合,項目的對齊方式,項目管理活動通過加強組織推動,如結構,文化,技術和人力資源的做法。通過持續不斷地進行戰略調整和優化組合,進行業務影響分析,發展強有力的組織推動者,組織可以實現成功過渡的投資組合內,程序和項目領域,並達到有效的投資管理和商業價值的實現。

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Diagram Tools 圖表工具

PMBOK的圖化工具重點落在Project schedule network diagram跟品質管控的部份:

  • Process Flow Diagram
  • Project Schedule Network Diagram
  • Data Flow Diagram
  • Network Diagrams
  • Context Diagrams
  • Affinity Diagram
  • Precedence Diagramming Method (PDM)
  • Cause And Effect Diagrams
  • Flowcharts
  • Pareto Diagrams
  • Histrograms
  • Control Charts
  • Scatter Diagrams
  • Interrelationship digraphs
  • Tree Diagrams
  • Matrix Diagrams
  • Influence Diagrams

  • Tornado Diagram

  • Decision Tree Diagram

  • Activity Network Diagrams

 

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Analysis Tools 類工具

分析的重點就在設法把判斷轉換為實際可執行的專案管理計畫,因此除了第四章整合知識領域不會有之外,其他各知識領域都會有,在五大程序中主要落在planning程序大類。此外,專案的執行結果也必須用分析進一步了解專案的狀態-範圍、時間、成本、風險-並將分析結果呈現給利害關係人:

GENERAL

  • Reserve Analysis
  • Variance Analysis
  • Trend analysis
  • Root cause analysis
  • Multi-Criteria Decision Analysis

INTEGRATION

  • Regression Analysis
  • Causal Analysis
  • Failure mode and effect analysis (FMEA)
  • Fault tree analysis (FTA)

SCOPE

  • Multi-criteria decision Analysis
  • Document Analysis
  • Product Analysis

TIME

  • Alternative Analysis
  • Schedule Network Analysis
  • What-If Scenario Analysis
  • Monte Carlo Analysis

COST

  • Vendor Bid Analysis
  • Earned Value Analysis

QUALITY

  • Cost-Benefit Analysis
  • Force Field Analysis
  • Process Analysis

COMMUNICATIONS

  • Communication Requirements Analysis

RISK

  • Stakeholder Risk Profile Analysis
  • Strategic Risk Scoring Sheets
  • Documentation reviews
  • Information gathering techniques
  • Checklist analysis
  • Assumptions analysis
  • Diagramming techniques
  • SWOT analysis
  • Risk probability and impact assessment
  • Probability and impact matrix
  • Risk data quality assessment
  • Risk categorization
  • Risk urgency assessment
  • Interviewing
  • Probability distributions
  • Sensitivity analysis
  • Expected monetary value analysis

PROCUREMENT

  • Make-or-Buy Analysis

STAKEHOLDER

  • Stakeholder Analysis

Others

  • Prototypes
  • Alternatives Identification
  • Decomposition
  • Rolling Wave Planning
  • Templates
  • Dependency Determination
  • Applying Leads and Lags
  • Schedule Network Templates
  • Critical Path Method
  • Critical Chain Method
  • Schedule Compression
  • Benchmarking
  • Design of Experiments
  • Statistical Sampling
  • Organization Charts and Position Descriptions
  • Planning Meetings and Analysis
  • Contract Types
  • Proposal Evaluation Techniques

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資源撫平法 Resource Leveling

CPM(Critical Path Method)是 Time Critical ,在排schedule時都是以滿足客戶的時程需求(competition date)為主,因為變數很多所以先將時間擺在第一順位,其餘變數(ex:資源限制問題)假設都先 Fixed(可完全配合專案活動需求),才來發展專案時程,當考慮完時間之後,接下來要開始再檢核其餘變數,資源是否足夠因應就是其中一個主要項目,考慮在有限資源條件下,進行資源撫平,方法如下:

  1. 調整非要徑上(有浮時)的專案活動,使其延後,避開其他並行且使用相同資源的活動,以避免資源過度集中於某段時間,調整非要徑上的活動的好處是,不會造成工期延長。
  2. 調整非要徑上活動的人力去支援要徑上的活動,可壓縮工期,本項為 item 1的延伸。
  3. 非常重要的資源( critical resource),在做RAM(Responsibility Assignment Matrix)時,儘量只做要徑上的活動,避免資源衝突。本項可視作 item 1的預防行動。
  4. 最後 1~3 都試過,在不想增加成本的考量下(即在現有資源下),以較少的資源來完成活動,副作用是要徑上的活動延長會造成專案工期的延長。

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